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档案管理工作信息化时代的创新性

发布时间:2019-07-25 09:32 来源:未知 编辑:admin

  档案管理的每一个机关事业单位的基础工作,完善的档案管理是单位持续发展的基石。随着信息化发展加快,很多现代社会的管理工作已经建立在信息化的基础上。在这样的大背景下,机关单位的档案管理工作也发生着巨大的变化,传统的手工登记管理方式已经逐渐被现代化档案管理所代替。

  从档案管理变成档案服务。在以前的机关事业单位的档案管理中,仅仅是将档案进行管理,但是在现代这个信息化快速发展的时期,单纯的管理档案已经没有办法满足机关事业单位对档案管理的需求,人们所需要的档案资料可利用性和便捷性越来越高。在这种大背景之下,机关事业单位一定要结合自身情况,改变以往档案管理的思想,建立新的档案服务理念,通过信息化的手段,为使用档案的人提供更加丰富完善的档案,提供优质的档案资料服务,设立电子档案的时候注重分类的设置,方便查询时候的快捷、准确。

  从被动管理变成主动管理。在信息化时代,人们开始提高对档案资料的要求,和以前的纸质档案相比较,更喜欢电子档案,机关事业单位想要提高管理档案的效率和质量,实现档案的多样化,就要从被动管理向主动管理转变。在管理档案的过程中,档案资料更新以后,就要主动在系统中进行展示,这样就可以给查阅者带来方便。同时还要注意延伸服务,让人们在任何时候都可以进行档案资料查询和使用,提升资料管理的快捷性。

  完善管理体制,实现信息化应用。就我国现在的档案管理制度来说,有些单位的档案管理方面是比较薄弱的,甚至有不重视这个工作的情况,出现这种现象主要是因为管理档案的人员思想观念太落后、单位领导对档案管理不重视、相应的体制不完善。所以要提升机关事业单位中档案管理工作,要先设立管理制度、完善管理体系,规范档案管理工作并进行定期考核,设立奖惩制度,才能从根本上解决上述这些问题。

  机关事业单位中的档案管理工作是管理中心的重要组成,而信息技术的管理工作中的推广应用,很大程度提升了管理工作的灵活度,是优化管理的重要途径。所以机关事业单位应该明确了解信息技术在档案管理中的优势,在这个基础上实现档案管理的信息化,及及转变传统管理观念,提升档案管理工作的质量,让机关事业单位的档案实现最大的信息价值。

  推进我国机关事业档案管理工作标准化,是我国现在摒弃传统管理方式的迫切需求。客观上来说,这是管理现代化的需求,同时也是为了优化管理理念,管理思想。在这些内容中,最重要的就是要把管理的方式变得更加精细化,要不断强调个人责任的落实以及人才团队建设。

  机关事业单位档案管理工作存在的问题,一是管理理念陈旧。目前来说,有不少机关事业单位会将档案管理工作划分为后勤部门负责的工作,并没有意识到档案管理工作重要性,缺乏对档案管理工作的全面认知。而引起这种现象的主要原因就是由于相关机关事业的领导人更加注重实际工作,而忽略档案管理的重要性。二是管理方式陈旧。就目前而言,现在有不少档案管理工作,采取的仍然是以往的纸质管理方式,因此,每当需要查阅相关文献的时候,都需要从这些纸质资料中进行查找,其时间在几天到几个小时不等。从目前这个互联网技术普及的时代来看,这种方法显然是落后的,随着时代的发展,档案数量越来越多,类别也越来越多,如果始终采取这样的管理方式,会使得整个单位的事情进度被拖慢,大大降低工作的效率。

  档案管理一直以来都是我国事业单位重点关注的问题,但是随着时间的推移,档案数量越来越多,管理时间越来越长,这使得很多事业单位在管理的过程中出现很多问题,例如缺乏科学的认识,管理方式单一等等。笔者认为,要想解决这些问题,就需要相关事业单位根据自身的情况,对档案管理进行标准化,规范化处理,提高机关事业单位的档案管理工作。

  在社会大发展的背景之下,机关事业单位的大管理工作也必须要与时俱进,采取最先进的技术来进行档案管理,才能够跟上时代发展的潮流,保证单位的事情进度。除此以外,在管理档案的过程中,相关工作人员也需要采取一定的措施进行定期的病毒检查,如果遇到问题要及时解决以免出现更严重的后果,对于一些较为重要的资料,也要进行及时备份处理,实现资料的妥善保管,只有通过这些方式,才能够让档案管理工作变得更加标准化,规范化,信息化。

  档案管理工作虽然不是一项直接产生利润的工作,但是它也是所有工作的基础组成部分,在机关事业单位所有展开的工作中都需要档案管理工作的支持。因此,这就要求相关事业单位的领导者加强提升员工个人的档案管理意识,通过档案管理意识的提高使得档案管理日益变得更加规范化,标准化。

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